INSPERT

Nasz system ogłoszeniowy obejmuje praktycznie całość działań w Biurze Reklam i Ogłoszeń. Jego obecna postać to wynik wieloletniej współpracy z wieloma wydawnictwami. Staraliśmy się stworzyć produkt będący nie tylko narzędziem do rejestracji danych, ale również aktywnie wspomagający codzienną pracę oraz pozwalający na syntetyczną ocenę pracy biura w dłuższych okresach.

W skład systemu BO INSPERT wchodzą współpracujące ze sobą moduły:

• moduł CRM zawierający bazę klientów wraz z osobami kontaktowymi oraz planowanie i historię kontaktów,
• moduł sprzedaży, prowadzący reklamy od etapu rejestracji rezerwacji wstępnej do wystawienia faktury,
• moduł makietowania pozwalający na interaktywne rozmieszczanie reklam na kolumnach pisma; możliwe jest też rozmieszczanie automatyczne uwzględniające typ reklamy i życzenia klienta,
• moduł produkcyjny zarządzający obrotem materiałami graficznymi,
• moduł wspomagający pracę handlowca; istnieje możliwość implementacji handlowca przez przeglądarkę internetową.
• moduł nadzorujący pracę handlowców, na bieżąco raportujący wykonanie planów indywidualnych,
• moduł monitorowania konkurencji umożliwiający porównanie ze sprzedażą własną,
• moduł raportujący, przygotowywany według indywidualnego zapotrzebowania,
• moduł konfiguracji systemu i zasobów.

Program komunikuje się z obsługującym go pracownikami biura w języku polskim, ale dokumenty dla klientów można przygotowywać w różnych językach. Program BO jest wyposażony w narzędzia ułatwiające translację.

Przy współpracy zainteresowanych klientów możemy uruchomić program do obsługi biura ogłoszeń BO z komunikacją z pracownikami w dowolnej wersji językowej.

W chwili obecnej współpracujemy z wieloma wydawnictwami, z których najbardziej znaczące to Ringier Axel Springer Polska, Media Imapct Polska (Onet), Wydawnictwo ZPR Media S.A., Marquard Media Polska oraz Grupa Wydawnicza Infor.

Centralną częścią systemu jest moduł CRM, będący bazą danych o kontrahentach.
Przechowywane są nie tylko standardowe dane teleadresowe, ale również takie jak zainteresowania poszczególnych osób i ważne dla nich daty (np. urodzin, imienin). Istnieje między innymi możliwość generowania powiadomień o zbliżających się istotnych datach dla osób pewnej kategorii (VIP).
Baza danych klientów wyposażona jest w wielokryterialną wyszukiwarkę. Można tworzyć indywidualne zasobniki z danymi grup klientów i wykorzystać je do generowania korespondencji seryjnej.

Po wybraniu kontrahenta uzyskuje się natychmiastowy dostęp do menedżera kontaktów (historia i planowanie), danych o jego aktywności.

a nawet szybko zarejestrować nowe zlecenie:

Moduł ten prowadzi reklamy od etapu rejestracji rezerwacji wstępnej do wystawienia faktury. Dostęp do zarejestrowanych zleceń / rezerwacji jest możliwy zarówno do strony wydania (konkretny numer wybranego pisma),
jak również od strony zlecenia (zamówienie jednego płatnika mogące obejmować różne reklamy w różnych pismach).

Zarejestrowanie zlecenia jest potwierdzone wydrukiem metryki (w zależności od klienta, metryka może być drukowana w innej niż polska wersji językowej).
Program wyznacza datę wystawienia faktury do zlecenia i automatycznie zgłasza je do fakturowania. Każda wystawiona faktura jest rejestrowana i może być raportowana w dowolnej chwili. Na fakturze, o ile nie została wyeksportowana możliwe są różne operacje (anulowanie, edycja zawartości, ponowny wydruk, wydruk duplikatu), historia tych działań jest w każdej chwili dostępna.

Istnieje możliwość implementacji handlowca przez przeglądarkę internetową.

Każdemu handlowcowi można przypisać szczegółowy plan i monitorować jego realizację.

Dostępna jest lista firm, którymi się opiekuje wybrany handlowiec, firmy te można przekazywać pojedynczo lub grupowo innemu handlowcowi. Można śledzić historię takiej obsługi klienta.

Moduł makiety pozwalający na interaktywne rozmieszczanie reklam na kolumnach pisma; możliwe jest też rozmieszczanie automatyczne uwzględniające typ reklamy i życzenia klienta,
Przy rejestracji reklamy można wprowadzić szczególne życzenia klienta: położenie (strona lewa / prawa, u góry, w rogu. itd), kolor, wyłączność na stronie. Przy rozmieszczaniu reklam (ręcznym lub automatycznym) te wskazówki są uwzględniane.

Moduł produkcyjny wspomaga zarządzanie obrotem materiałami graficznymi.

Dla każdej reklamy system przygotowuje folder na materiały i umieszcza je w nim. Nowe materiały są zgłaszane uprawnionym użytkownikom do dwuetapowej weryfikacji (weryfikacja techniczna i merytoryczna).
Po przekroczeniu deadline blokowane są zmiany w zleceniach i system oczekuje potwierdzenia rozmieszczenia reklam na rzeczywistych stronach.

Moduł raportujący, przygotowywany wg indywidualnego zapotrzebowania.

System standardowo zawiera tylko kilka podstawowych raportów, reszta jest przygotowywane według indywidualnej specyfikacji, tak aby jak najbardziej dopasować je do wymagań naszego klienta. Posiadamy jednak prawie setkę gotowych raportów przykładowych, z których można dowolnie wybierać, lub na podstawie których tworzymy nowe.
Każdy raport może być wyeksportowany do EXCELA.

System po zainstalowaniu musi zostać dostosowany do stylu pracy firmy i do wymagań indywidualnych użytkowników. Wszystkie elementy konfiguracyjne definiowane są po konsultacjach z przyszłymi użytkownikami.
Tworzony jest system uprawnień pozwalający na kontrolę dostępu do funkcji systemu i danych. Przygotowywane są blankiety wszystkich wychodzących dokumentów (możliwe jest wykorzystanie jako blankietów plików w formacie WORD).

Najważniejszym zadaniem tego modułu jest wprowadzenie do systemu definicji wydawanych pism. Nie muszą to być koniecznie wydawnictwa "papierowe" - równie dobrze można wprowadzić tu produkt on-line.

Moduł monitorowania konkurencji umożliwia porównanie sprzedażą własnej ze sprzedażą konkurencji.

Pełna analiza sytuacji na rynku reklam wymaga śledzenia poczynań konkurencji. System zawiera narzędzia do wprowadzania tych danych (ręcznie - reklama po reklamie, albo automatycznie - importując z pliku).
Mając dane własne i dotyczące konkurencji w jednym systemie można je łatwo porównywać.

Oprócz wyżej w skrócie opisanych funkcji wyposażyliśmy system w wiele narzędzi wspomagających pracę użytkowników - przykładowo, jeśli jeden z użytkowników wykona jakieś czynności, o których powinni wiedzieć inni użytkownicy, to takie powiadomienia zostaną automatycznie rozesłane zainteresowanym.

Takie powiadomienia mogą być zdublowane przez wysłanie e-maila